|
|
|
|
الإدارة العامة للقبول والتسجيل
أ. احمد عمر الشهابى ، مدير عام الإدارة

الرؤية

أن تكون إدارة القبول والتسجيل نموذجا متميزاً يحتذي به في الجامعات على مستوى المنطقة العربية وفى مقدمة الجهات المحلية والإقليمية والدولية التي تقدم خدمات وأوجه رعاية للطلاب في جميع المجالات التربوية والتدريبية والمهنية وتنمية الحس الوطني لدى الطالب الجامعي وربطه بجامعته ووطنه وأمته العربية وذلك فيما تقدمه من إبداعات في خدمة الطالب، مستجداً أو منتظماً، بحيث يستطيع الطالب في جامعة مصر للعلوم والتكنولوجيا  إنهاء جميع إجراءات القبول والتسجيل ذاتياً وذلك من خلال استخدام الوسائل التقنية المتقدمة.

الرسالة

تسهيل إجراءات القبول والتسجيل بالجامعة باستخدام أحدث التقنيات التكنولوجية وبقاء الطالب على صلة دائمة ومتابعة مستمرة  بالجامعة وكذلك إعداد الكوادر البشرية المؤهلة للمساهمة في النهوض بالعملية التربوية والقيام بتوفير قاعدة بيانات إحصائية لمتابعة سير الطلاب أكاديمياّ لتوفير أفضل الخدمات للطلاب وفق النظم واللوائح المقررة.

الأهداف

العمل على إيجاد مقعد في الجامعة لكل طالب يستوفى شروط القبول.
الحرص على استقطاب أفضل الطلاب إلى الجامعة من خريجي المرحلة الثانوية من داخل جمهورية مصر العربية  وخارجها

3.  بذل الجهد في توعية الطالب بلوائح وأنظمة الدراسة والاختبارات من خلال الوسائل المختلفة داخل الجامعة وخارجها.
4. توثيق سجلات الطلاب الأكاديمية، والعمل على تحديثها إلكترونيا باستمرار.
5. العمل على تطوير وتطويع التقنية في العمادة بحيث يستطيع الطالب متابعة شؤونه الأكاديمية من أي مكان شاء.
6. الحرص على صرف مكافأة الطالب في وقتها المستحق ومعالجة ما يعترها من خلل.
7. العمل على توثيق وإنهاء إجراءات تخرج الطالب بكل يسر وسهولة خلال الفترة المحددة في التقويم الجامعي.
8- الإسهام في إعداد وتكوين شخصية الطالب الجامعي المتكامل والمتوازن
9-  تنمية السلوك والخلق والأمثل لدى الطالب الجامعي وإعداده لتحمل أعباء الحياة
10- توثيق العلاقة بين الطالب وأستاذه وجامعته أثناء دراسته وبعد تخرجه
11- قضاء وقت فراغ الطالب في برامج هادفة ومفيدة
12- تشجيع الطلاب على المشاركة الاجتماعية وتنمية العلاقة بينهم
13- صقل المهارات وتنمية المعارف لدى الطلاب وربطهم بوسائل المعرفة المختلفة  والحديثة
14- توفير فرص التدريب والعمل الملائمة والمتوافقة مع مخرجات التعليم الجامعي ومتطلبات سوق العمل
15- تحقيق السلاسة والعدالة في وضع إجراءات القبول في الجامعة.
16- توفير المعلومات اللازمة لتسهيل عملية القبول في الجامعة للطلاب/الطالبات المتقدمين للالتحاق في أحد كلياتها.
17. توعية الطالب/الطالبة بالشروط اللازمة، والوثائق المطلوبة لإنهاء عملية القبول في  أسرع وقت ممكن.
18-  توخي الدقة في الوضع النظامي للطالب/الطالبة سواء في النظام الحاسوبي أو الورقي.
 19-  تزويد الطالب/الطالبة برقم جامعي وبطاقة جامعية يكون مرجعاً في كل معاملاته الإلكترونية أو الشخصية داخل الجامعة.
20-  إتمام عملية التسجيل للطالب/الطالبة لكل فصل دراسي حسب الخطة الدراسية المعتمدة للطالب.
21- العمل على تطوير آلية التسجيل بحيث يتم التسجيل والحذف والإضافة في جدول الطالب في الوقت المحدد وبيسر وسهولة.
22- الاهتمام بجانب التوثيق الإلكتروني والورقي لسير الطالب أكاديميا خلال دراسته في  الجامعة.
23 -  تنفيذ الإجراءات اللازمة كإعادة القيد، تعديل النتيجة، أو الحرمان وغيرها من القرارات التي تصدر بحق الطالب من جهات الاختصاص في الجامعة.
24.  مراجعة سير الطالب الأكاديمي ومدى تسجيله لمقررات الخطة الدراسية التي بجب عليه إنهائها قبل تخرجه.
25. إعداد مذكرات التخرج ورفعها إلى مجلس الجامعة للموافقة عليها.
26. إعداد وثائق التخرج باللغتين العربية والإنجليزية، وتسليمها للخريجين.
27. حفظ ملفات الطلاب ووثائقهم في أماكن آمنة لحين تخرجهم ومن ثم تسليمها لهم.

                  تعريف الإدارة العامة للقبول والتسجيل

المهام الرئيسية للقبول والتسجيل
تقديم كافة الخدمات المتعلقة بقبول الطلاب بالجامعة وتسجيل المقررات العلمية التي يقومون بتسجيلها بتوجيهات المرشدين الأكاديميين بالكليات المختلفة وتحديد الرسوم الدراسية لما تم تسجيله من مقررات.
تقديم البيانات والمعلومات الدراسية للطلاب إلى مختلف الكليات حسب الحاجة .
إعداد كافة البيانات والشهادات الخاصة بالخرجين .
الاتصال بكافة الجهات الرسمية (وزارة التعليم العالي ، وزارة الصحة ، إدارة التجنيد ) لتنفيذ التعليمات الخاصة بكل جهة إعداد الإحصاءات الخاصة بالطلبة المستجدين والمحولين والخريجين لتسترشد بها الإدارة العليا للجامعة في اتخاذ القرارات.
ويمكن حصر المهام التفصيلية للإدارة العامة للقبول والتسجيل على النحو الاتى :

أولا : المهام الإعلامية
توعية الطلاب وأولياء أمورهم بالخطط والبرامج الدراسية المتصلة بخطة مجلس الجامعة وتعرفيهم بالقواعد والضوابط الخاصة بنظام الساعات المعتمدة والإجابة على كافة الاستفسارات عن نظام الدراسة والرسوم الدراسية وكافة المعلومات وذلك عن طريق الهاتف أو الفاكسات أو البريد الالكتروني.

ثانيا: القبول
1-تتولى القيام بتلقي طلبات الالتحاق وتنفيذ إجراءات القبول .
2-إعداد الدليل السنوي للطلبة وكذلك خطة القبول السنوية ومتابعة تنفيذها.
3-استقبال طلبات القبول والإعداد لدورة الاستقبال وتنفيذها ومتابعتها وإجراء تقويم وامتحان القبول وإعلان النتائج النهائية للقبول
 4-الرد على الاستفسارات الواردة للجامعة من خارج الجامعة وذات العلاقة بقبول الطلبة وتسليمهم وتزويد الراغبين بشروط القبول واستماراته.
5-إعداد نماذج الوثائق الدراسية والشهادات الجامعية والتنسيق مع الإدارات الأخرى في خدمة الطلبة الوافدين وإنجاز ما تتطلبه أقامتهم من معاملات سفرهم عند الحاجة واستقبالهم وتسكينهم في سكن الجامعة.
6- كتابة التنظيمات والتعليمات الضرورية لتلك العملية سواء كانت للطلاب أو للقائمين على عملية التسجيل وتدقيق الرسوم الدراسية التي تستوفها الإدارة المالية والتنسيق معها في هذا الشأن للطلاب المقبولين المستجدين والقدامى ويمكن تقسيم الإجراءات الخاصة بالقبول إلى قسمين :-

أولا :بالنسبة لإجراءات القبول الخاصة بالطلبة  المستجدين (سواء مصريين أو وافدين )
1ـ يتم قبول الطلاب المستجدين في التخصصات المختلفة وفقا للخطة التي أعدها مجلس الجامعة وبعد فحص وثائقهم وملفاتهم عند التسجيل أو التحويل وبشرط حصولهم على المواد المؤهلة للالتحاق بالكليات الراغبين في الالتحاق بها.
 2-تنظيم استقبال الطلاب الجدد ، ومتابعة أعمال اللجان المشكلة لهذا الغرض ويتم  تحديد مواعيد استقبال الطلاب الجدد ويكون ذلك قبل أسبوع التسجيل ، ويتم في هذه اللقاءان تعريف الطلاب الجدد بالنظام ومساعدتهم في فهم تطبيقاته وإعلامهم بمواعيد الجداول الدراسية وفقا لخطة كل كلية قبل بداية كل فصل دراسي .
3-إعداد ملف خاص بكل طالب مستجد يحتوى على شهاداته ومسيرته العلمية السابقة ويحفظ بالأرشيف الخاص الإدارة.
4-إدخال بيانات الطلاب المستجدين والمحولين على شبكة الجامعات وإعطائهم كل الأوراق المتعلقة بتيسير مهام التسجيل للمواد المتاحة لهم وحفظ التسجيلات الخاصة بهم بعد إعدادها وترتيبها في السجلات المعدة لذلك حتى يمكن الرجوع إليها في حالة وجود اى مشاكل تتعلق بالتسجيل .
5-استكمال ملفات الطلاب المستجدين الناقصة وتصنيفها وترقيمها ومتابعة استيفائهم للأوراق الناقصة واللازمة لاعتمادهم بمكتب قبول الجامعات الخاصة .
6-إدخال كافة البيانات على شبكة الجامعة

ثانيا: بالنسبة القبول الخاصة بالطلبة  المحولين

وينقسم المحولون في الجامعة إلى قسمين:-
أ:محولين داخليا
ويلتزمون بما تحدده ألوائح الداخلية في هذا الشأن وبشرط توافر أماكن شاغرة بالكلية المراد الالتحاق بها .
ب : محولين خارجيا
تقبل الجامعة جميع الطلاب الراغبين في التحويل من جامعات خارجية على فرقة أعلى  بشرط إن تكون الكلية المحول إليها مماثلة للكلية الراغب في التحويل إليها وبشرط ألا تزيد عدد الساعات المكتسبة  على نصف عدد الساعات اللازمة للتخرج في الكلية الراغب في التحويل إليها .
ويستلزم توافر شروط معينة وهى :
أولا:- يجب إن يحضر الطالب أصل شهادة بيان درجات معتمدة بختم وزارة التعليم العالي المصري وذلك إذا كان الطالب محول من جامعة داخل جمهورية مصر العربية ويشترط إن يحضر الطالب خطاب سحب من الجامعة المحول منها ويشترط كذلك عدم تعدده لمرات الرسوب إذا كان محول من جامعة خاصة .
ثانيا :-إما إذا كان الطالب محول من جامعة خارج القطر المصري يستلزم توثيق كافة المستندات اللازمة من بيان درجات وشهادة الثانوية والميلاد من القنصلية المصرية ويستلزم إحضار خطاب من الملحق الثقافي حسب جنسية الطالب الراغب في الالتحاق يفيد بان الجامعة المحول مكنها من الجامعات المعترف بها داخل الدولة.
 
ثالثا: التسجيل
1-تتولى القيام باستقبال المقبولين وتسجيلهم ومنحهم الرقم الجامعي  واتخاذ الإجراءات الإدارية لانتظام دوام الطلبة وتنفيذ إجراءات التأجيل والانسحاب من الجامعة وترقيم القيد وإبلاغ الجهات المعنية في الجامعة بذلك.
 2-إعداد قوائم الطلبة وتزويد أعضاء هيئة التدريس بها في بداية كل فصل دراسي ونهايته.
3-رصد ومتابعة إدخال  نتائج الامتحانات مع إدارة نظم المعلومات لإعلانها على شبكة الجامعة.
4- تجهيز الأوراق والسجلات اللازمة لإجراء عملية التسجيل .
5-متابعة المعادلات للطلاب المنقولين من الكليات المختلفة وفق ضوابط المعادلات بمكتب قبول الجامعات الخاصة.

رابعا: الخريجين

1-إعداد كشوف الطلاب المتوقع تخرجهم ومراجعة إنهائهم لمتطلبات التخرج.
2-إعداد الكشوف الخاصة بالخريجين بتسلسل التقديرات.
3-المتابعة في إصدار إخلاء طرف ألطلبه الخريجين.
 4-إصدار كافة الشهادات وبيانات التقديرات التي يطلبها الخريجين باللغتين العربية والأجنبية.

خامسا: العلاقات الخارجية

العلاقة بالكليات لتقديم البيانات والمعلومات الدراسية للطلاب إلى مختلفالعالي،.
العلاقة بالجهات الخارجية الاتصال بكافة الجهات الرسمية (وزارة التعليم العالي ، مكتب القبول  ، إدارة التجنيد ) لتنفيذ التعليمات الخاصة بكل جهة ويمكن تقسيمها إلى ثلاثة أقسام :-
1-مندوب إدارة التجنيد والتعبئة
تكلف الإدارة موظف لديها  يقوم باتخاذ الإجراءات الخاصة بتأجيل فترة التجنيد للطلاب المصريين من الذكور وذلك على مدار فترة دراستهم بالجامعة  وكذلك بتأجيل تجنيد  الطلاب المصريين من الذكور الذين  يقضون الفترة التدريبية  (الامتياز )وذلك من مناطق التجنيد المختلفة داخل جمهورية مصر العربية لإنهاء إجراءاتهم من مكاتب الاتصال العسكري المختلفة تنفيذا  لأحكام القانون العسكري والتعليمات الإدارية الصادرة من الإدارة العامة للتجنيد والتعبئة  .

2-مندوب وزارة التعليم العالي
تكلف الإدارة موظف لديها يكون بمثابة همزة الوصل بين الطالب والوزارة حيث  يقوم بإرسال الشهادات والوثائق والبطاقات الخاصة بالطلاب المصريين من الذكور والإناث والاشتراكات  وكافة الأوراق الأخرى المطلوبة اعتمادها بختم الوزارة وشعار الجمهورية  لتقديمها إلى الجهات الرسمية  وغير الرسمية حسب طلب الطالب وكذلك اعتماد وختم الأوراق الخاصة بالطلبة الوافدين لتسهيل الإجراءات الخاصة بتجديد أقامتهم داخل الدولة وكذلك الأوراق المرسلة إلى السفارات والملحقيات والخاصة بمتابعة التسلسل الدراسي والتعليمي  للطالب بالجامعة . 

3-مندوب مكتب القبول والمجلس الأعلى للجامعات
تكلف الإدارة موظف لديها تكون مهمته اعتماد كشوف الطلبة المستجدين من المصريين والوافدين الحاصلين على الثانوية العامة والمعادلة بمكتب قبول الجامعات الخاصة وكذلك اعتماد ومعادلة شهادات الطلبة المتخرجين من الجامعة من المجلس الأعلى للجامعات وكذلك إرسال كشوف معتمدة إلى كافة القطاعات الطبية إلى وزارة الصحة والنقابات لاتخاذ الإجراءات بشان مزاولة المهنة واستخراج التصريح اللازم .

وتجدر الإشارة في هذا المقام بان جميع القطاعات بالإدارة والتي تشمل إدارة القبول وكذلك التسجيل والخريجين مترابطة وغير قابلة للتجزئة أو الفصل حيث إن الجميع يتعاون في خدمة الطلبة كوحدة واحدة لحسن أداء وتيسير العمل داخل الإدارة وفى المقام الأول لخدمة الطلبة.

 





 
تمثال الدكتورة سعاد كفافيالمبني الرئيسىساعة الجامعةالمكتبة